La transformación digital y las herramientas

Me ha llamado la atención esta noticia del New York Times, «Why the N.Y.P.D. dropped one of its oldest crime-fighting tools«, mirándola desde la óptica de un profesor que imparte cursos de transformación digital, y que lleva años diciendo a los directivos que si entran en una reunión con un cuaderno de notas y un bolígrafo, ni estarán siendo eficientes, ni mucho menos maximizando las posibilidades de la tecnología. En muchísimos casos me he encontrado con directivos que defienden su agenda o su libreta de papel y su bolígrafo con uñas y dientes, a pesar de que la evidencia, como la del departamento de policía de Nueva York objeto del artículo, es que las notas en papel son profundamente ineficientes a la hora de volver a acceder a la información contenida en ellas.

Llevo años utilizando ese argumento: entras en una reunión, tomas notas en papel, y cuando lleves muchas reuniones, te costará un rato encontrar tus notas, porque no existe (aún) un motor de búsqueda para papel. Sin embargo, si sacas tu smartphone, tablet u otro dispositivo, podrás tomar notas igual («ay, es que soy muy lento escribiendo en mi smartphone…» ¡Por supuesto, porque no practicas lo suficiente!), podrás garabatear un esquema o un dibujo sin problemas, hacer una foto o lo que haga falta, y al terminar, hasta podrías compartir tus notas con el resto de asistentes para que completen lo que estimen oportuno y obtener unos «meeting minutes« muy buenos. Pero sobre todo, en el momento en que necesites recuperar información de esa reunión, bastará con que incluyas cualquiera de los términos que recuerdas en una caja de búsqueda, et voilà, ya la tendrás.

Ninguna de estas obviedades es especialmente original, son argumentos inmediatamente evidentes para cualquiera que los piense, y son aplicables a casi cualquier tarea similar, desde los apuntes en clase hasta la lista de la compra. Y sin embargo, no solo seguimos profundamente apegados a las notas y apuntes en papel, sino que además, se convierten en un elemento cuyos usuarios defienden como si perteneciesen a algún tipo de culto al papel, una tecnología que tiene varios miles de años de antigüedad (variando levemente el material), y una huella ecológica no precisamente leve. En algunos casos, incluso metodologías relativamente novedosas o de moda como el design thinking han llegado al punto de volver a revivir el papel en forma de notas adhesivas (¿alguno de los creadores del método era accionista de 3M? 🙂 como si fuese imposible pensar en otro tipo de alternativas digitales.

¿Cómo funcionará un proceso de transformación digital nada menos que en la policía, cuyos protagonistas no son necesariamente directivos con acceso a todo tipo de formación digital, sino personas cuyo entrenamiento se ha basado, por lo general, en otro tipo de habilidades? Según el artículo, el apego al bloc de notas es importante, como también lo son los problemas que genera cuando es necesario buscar información en los blocs de múltiples agentes que participaron en un caso determinado, o asegurar que esa información sigue estando disponible en caso de que sea objeto de una citación judicial varios años después y con alguno de los policías, por ejemplo, posiblemente ya retirado o incluso desaparecido.

La alternativa digital, lógicamente, resulta infinitamente más ventajosa en ese sentido, y la tecnología ya permite que se tomen notas en un dispositivo electrónico con prácticamente la misma comodidad o más que en un papel. Con la práctica adecuada, una persona puede escribir en un dispositivo ya no tan rápido como en un papel, sino incluso, si utiliza adecuadamente las palabras sugeridas y otros métodos, más rápido aún. Preguntádselo a vuestros hijos, nietos, sobrinos o primos pequeños… y no, no tienen un cerebro superior ni son nativos digitales, simplemente no han tenido necesidad de desaprender.

El artículo es muy interesante porque desgrana hasta qué punto el cuaderno de notas está imbricado en la cultura del cuerpo de policía, cómo le sacan partido a determinadas prestaciones como la de dejar alguna hoja en blanco en el medio para anotaciones posteriores, o cómo lo protegen para el caso de tener que recurrir a él pasado mucho tiempo. Pero incluso en organizaciones en las que ese tipo de metodologías y herramientas de trabajo se convierten casi un objeto de culto, es raro encontrar ejemplos en los que una alternativa digital no mejore sus posibilidades y prestaciones, y más ahora que la captura de datos para su procesamiento se ha convertido en una de las funciones más importantes de las organizaciones.

Como tal, el caso de la policía de Nueva York me ha parecido un muy interesante ejemplo de transformación digital, de las resistencias que surgen en torno a ella, y de las ventajas que pueden extraerse si se hace bien, implicando a todos los participantes y ofreciéndoles ventajas tangibles que les incentiven a llevar a cabo el cambio. Muchos de los criterios y elementos que utilizo para ilustrar la transformación digital en clase, reunidos en un caso fácil de entender y visualizar.

¿Qué os parece?